Своевременный прием, регистрация, учет, хранение, и рассылка поступающей, входящей/исходящей корреспонденции, ведение контроля за правильным оформлением документации

Прием посетителей Работа в СЭД Directum (регистрация служебных записок, регистрация писем) Прием и перераспределение звонков Составление графика руководителя Правильное оформление документов (служебные записки, исходящие письма и пр.) Передача документов на подпись Организация работы приемной Выполнение личных поручений руководителя

Прием поступающей на рассмотрение Генерального директора корреспонденции, систематизировать ее и передавать после рассмотрения в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; -осуществление отправки и учет документов Общества; -по поручению Генерального директора составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов на полученную в адрес Генерального директора корреспонденцию; -прием документов и личных заявлений на подпись Генерального директора, вызывов работников Общества по его поручению; -ведение контрольно-регистрационного журнала полученных и переданных документов корреспонденции. Выполнение с применением компьютерной техники различных операции по сбору, обработке и представлению информации при подготовке и принятии решений; -подготавливать по указанию Генерального директора документы, хранение, пополнение, печатать служебные материалы, необходимые для работы Генерального директора. Печатать сканировать различные материалы по поручению Генерального директора И сотрудников Общества; -осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения отдельных указаний и поручений Генерального директора, взятых на контроль; -проверка правильности оформления документов, передаваемых конкретными исполнителями Генеральному директору на подпись, на предмет соответствия действующим нормам и правилам делопроизводства Общества, при срочной необходимости обеспечивать их качественное редактирование; -организовывать проведение телефонных переговоров Генерального директора, записывать в его отсутствие и доводить до его сведения информацию, полученную по различным каналам связи. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) при необходимости вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; -следить за обеспечением рабочего места Генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и материалами, создавая условия, способствующие эффективной работе Генерального директора организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; -оформление корреспонденции Общества для отправки простой, заказной, специальной почтой. Составление реестров учета отправляемых заказных и простых писем. Обеспечение своевременной доставки корреспонденции для отправки через почтовое отделение. Получение аванса на почтовые расходы и отчитываться за него по авансовому отчету. Составление реестра на исходящие телеграммы и сверять его на телеграфе в конце каждого месяца. Обеспечивать своевременное отправление телеграмм; -Регистрация входящих пакетов, от сторонних организаций поступающих через авиаперевозки, почтовое отделение или сотрудников Общества, и обеспечение их оперативного вручения по назначению. Ведение учета отправленных пакетов, составление описи отправляемой корреспонденции и формирование исходящих пакетов Общества через авиаперевозки, информирование получателя об отправке пакетов. Предоставление информации сотрудникам Общества по отправленной корреспонденции. Ведение учета поступивших периодических изданий обеспечивать их своевременную доставку; -доставка обработанных документов Общества в организации города Ханты-Мансийск и тд.

Набор текстов, таблицы, составление писем, ведение архива. Оформление документов и личных дел на вновь прибывших и других работников. Приём телефонных звонков, обработка поступающей корреспонденции. Работа с ПК и с различной оргтехникой и т.д.

Колледж, Делопроизводитель